Melakukan penggajian karyawan secara manual pastinya akan sangat memakan waktu dan rawan terjadi kesalahan. Oleh karena itu, saat ini sudah ditemukan suatu teknologi payroll yang akan memberikan kemudahan dalam melakukan penggajian terhadap karyawan. Agar tidak penasaran, yuk simak Informasi lengkap cara kerja dari Software Payroll yang terbaik
Memahami Cara Kerja Sistem Penggajian
1. Masa Pra Penggajian
Dalam proses ini, perusahaan biasanya mengambil beberapa langkah berbeda terkait kebijakan gaji, liburan, tunjangan, dan partisipasi perusahaan. Selanjutnya, perusahaan mengumpulkan data. Biasanya, tim dan departemen yang berbeda dilibatkan dalam langkah ini dengan tujuan mendapatkan informasi tentang data kehadiran dan perubahan gaji.
Langkah selanjutnya yang dilakukan dalam proses Software Payroll ini yaitu memverifikasi keakuratan data yang dikumpulkan. Kemudian, data tersebut dianalisis apakah sudah sesuai kebijakan perusahaan atau belum. Pada fase ini, perusahaan memastikan karyawan yang aktif tidak terabaikan atau karyawan yang tidak aktif tidak diikutsertakan dalam pembayaran gaji.
2. Masa Penggajian
Pada tahap yang satu ini maka perusahaan atau sistem payrol akan melakukan pengecekan pada data yang telah tervalidasi dan memasukkannya pada sistem penggajian untuk segera diproses. Pada tahap atau fase ini akan memperlihatkan hasil dari pembayaran bersih setelah dipotong dengan penyesuaian jumlah pajak dan pengurangan lain terkait asuransi kerja
Setelah melewati fase yang satu ini maka Software Payroll akan melakukan pemeriksaan kembali dan memverifikasi terkait dengan akurasi data untuk menghindari kesalahan yang bisa merugikan perusahaan maupun karyawan. Tahap pengecekan ini akan dilakukan secara otomatis menggunakan sistem sehingga kemungkinan terjadinya suatu kesalahan dapat diminimalisir
3. Masa Pasca Penggajian
Pada fase ini, semua pemotongan gaji yang sah seperti pajak (Pph) atau penghasilan kena pajak dicatat. Administrasi penggajian kemudian mengirim pesan ke otoritas yang akan bertanggung jawab. Selain itu, tim SDM juga akan bekerja sama dengan tim keuangan untuk menangkap semua jenis transaksi keuangan agar bisa melalui proses penggajian yang tepat.
Intinya, gaji diartikan sebagai salah satu komponen pengeluaran usaha yang paling penting dan harus dicatat dalam rekening perusahaan. Selain itu, akuntansi penggajian harus memberikan keakuratan semua informasi penggajian yang dimasukkan dan diproses ke dalam sistem akuntansi perusahaan atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Setelah informasi dikumpulkan, gaji dapat dibayar tunai dengan cara tunai atau transfer bank. Biasanya, perusahaan mentransfer gaji langsung ke setiap rekening bank karyawan. Setelah proses pembayaran gaji dengan software payroll ini, perusahaan menerima bank statement dari bank. Pernyataan ini mencakup informasi seperti rekening bank, ID karyawan, dan gaji.
Ketika sebuah perusahaan menggunakan perangkat lunak penggajian, biasanya lebih mudah untuk menerbitkan slip gaji dan mengirimkannya ke rekening atau email karyawan. Untuk bisa mulai menerapkan sistem tersebut pada perusahaan atau bisnis yang dijalankan maka anda bisa memulai memanfaatkan penggunaan perangkat payroll seperti Sakura System
Referensi: https://www.sakura-system.co.id